TUGAS 2: Proyek Outsourcing dan Sistem Migrasi

TUGAS 2 : Manajemen Proyek TI/SI Mengenai Jenis Proyek Outsourcing (and in-Sourcing) dan Proyek Sistem Migrasi

Oleh: MPTI - B

M. Nizar P. Ma'ady - 5210100074

Secara umum laporan ini menjelaskan pengertian proyek Outsourcing (and in-Sourcing) (OI) dan proyek Sistem Migrasi. Selain itu, akan ada penjelasan mengenai fitur-fitur kedua jenis proyek tersebut dan dengan disertai contohnya dalam bentuk studi kasus. Yang kemudian diuraikan solusinya pada Sub Bab Cara me-manage Proyek TI tersebut berdasarkan jenis proyeknya. Agar lebih memahami kedua konsep proyek tersebut, akan ada kelebihan dan kekurangan penggunaan proyek yang dikemas dalam bentuk Sub Bab Tantangan yang harus dihadapi.

BAGIAN 7. Outsourcing (and in-Sourcing) (OI) Projects

1.  Pengertian Proyek TI OI

Proyek TI Outsourcing merupakan proyek berbasis teknologi informasi yang mana pelaksanaannya dengan cara mengalihkan pekerjaan yang sifatnya non-core oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain melalui suatu perjanjian/kontrak kerja. Adapun alasan pengalihan pekerjaan bersifat non-core, karena perusahaan tersebut dapat meminimalisir pengeluaran, proses kerjanya lebih cepat, dan perusahaan tersebut dapat focus ke urusan lainnya yang lebih penting.

Proyek TI Outsourcing memiliki siklus untuk memberikan gambaran sistematik proses pelaksanannya berlangsung:

Siklus itu berguna agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan proyek. Bermula dari aktivitas studi kelayakan hingga evaluasi vendor. Ditengah siklus tersebut mengalami negosiasi kontrak yang mana terjadi kesepakatan antara pihak perusahaan satu dengan perusahaan penyedia outsourcing lainnya.

Insourcing sendiri merupakan kebalikan dari pengertian Outsourcing, sehingga perusahaan memanfaatkan karyawan internalnya. [1]

1.     Tantangan Proyek TI OI

Ada beberapa tantangan yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan proyek TI Outsourcing, diantaranya:

ü  Komitmen manajemen outsourcing antar perusahaan
Selama proses proyek TI Outsourcing berlangsung, perlu adanya komitmen mengenai manajemen proyek baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Karena apabila tidak ada komitmen, resikonya akan terjadi penyimpangan yang merugikan pihak lainnya

ü  Perlunya pengetahuan mengenai siklus outsourcing
Kurangnya pengetahuan mengenai siklus outsourcing yang benar dapat menimbulkan gagal dalam memenuhi saasran dan bahkan merugikan perusahaan. Hal ini terjadi karena perusahaan tersebut tidak menempatkan outsourcing sesuai dengan kebutuhan.

ü  Komunikasi antar perusahaan outsourcing harus baik terhadap seluruh karyawan
Komunikasi yang efektif dan terarah merupakan hal yang harus terjadi selama proses outsourcing terjadi. Resistensi terjadi karena: khawatir bila karyawan di PHK, adanya penentangan dari karyawan, khawatir sourcing akan merusak budaya perusahaan, dsb

ü  Perlu keyakinan yang kuat sebelum mengambil keputusan untuk outsourcing
Proyek TI terkadang terlalu cepat untuk mengambil suatu keputusan, hal ini perlu diperhatikan sebelum memutuskan untuk outsourcing. Misalkan, jika perusahaan TI tidak mengevaluasi kontrak outsourcing dengan baik, bias memunculkan perselisihan antara perusahaan

ü  Proyek TI Outsourcing harus memiliki visi dan pondasi yang kuat
Hal ini harus dimiliki perusahaan tersebut karena bila tidak ada akan mengalami lemahnya komunikasi internal. Harapan perusahaan terhadap vendor tidak jelas, dan perusahaan akan tidak siap untuk menghadapi perubahan seandainya terjadi di tengah proses [2]

2.     Studi Kasus Proyek TI OI

Salah satu contoh Proyek TI Outsourcing adalah sebuah perusahaan minyak internasional di Uni Emirate Arab dengan multidivisi besar yang terdiri dari beberapa divisi dan kelompok system aplikasi, melakukan outsourcing kegiatan operasional TI-nya tetapi untuk cabang di negara lain, kegiatan TI tetap dilakukan secara internal [3]

4. Cara Mengatur (Manage) Proyek TI OI pada Studi Kasus

Untuk menangani studi kasus di atas, perusahaan tersebut membutuhkan tenaga kerja divisi dan ahli sistem aplikasi yang mana akan dipekerjakan pada perusahaan cabang luar negeri. Sesuai dengan alur strategi OI, diawali dari perjanjian antara kedua belah pihak. Perusahaan UEA itu harus memastikan bahwa tenaga kerja outsourcing tersebut mampu, dengan cara melakukan studi kelayakan. Kemudian berlanjutkan hingga dilakukan evaluasi. Evaluasi tersebut dapatdilaksanakan dengan maintenance sistem aplikasi TI. Dengan begitu, perusahaan minyak tersebut dapat mengatur beberapa divisi dengan controlling sekaligus proses maintenance.

5.   Jawaban Pertanyaan Studi Kasus!

State three reasons why an organization might decide to outsource its IT provision. Discuss the validity of these reasons.

Jawaban:

Sebuah organisasi lebih memilih outsource untuk melengkapi proyek TI-nya dikarenakan 3 alasan, diantaranya:

1. Apabila proyek dilakukan untuk jangka pendek, outsource menjadi pilihan yang cerdas. Karena perusahaan dapat mengurangi jumlah karyawan, sekaligus meminimalisir cost. Namun jika proyek TI akan berlangsung untuk jangka panjang, lebih baik perusahaan tidak outsourcing, karena akan membuat pengeluaran jadi lebih besar.

2. Apabila kesulitan dalam manajemen internal serta tidak memiliki sumber daya manusia yang mumpuni, maka sebaiknya perusahaan tersebut memilih outsourcing. Sehingga tidak perlu mengadakan pelatihan atau mengontrol kinerja karyawan outsource. Hal ini dikarenakan, karyawan outsource telah mengalami pelatihan di perusahaannya berada. Jadi perusahaan outsource cukup memonitoring kinerjanya saja.

3. Apabila proyek memiliki banyak divisi/bagian untuk dikendalikan, sedangkan general manajer kesulitan me-manage dengan baik, maka lebih baik general manajer memutuskan untuk outsourcing. Karena dengan adanya outsourcing, general manajer tidak perlu mengontrol bagian tersebut. Cukup memonitor dan mempercayakan pihak lain sesuai dengan kontrak kerja. Dengan begitu, general manajer bisa fokus ke divisi/bagian yang lain. [4]

Sumber Referensi

[1]http://www.jmt.co.id/outsourcing/index.php?option=com_content&view=article&id=44&Itemid=7

[2]http://www.jmt.co.id/outsourcing/index.php?option=com_content&view=article&id=44&Itemid=7

[3] http://pimpimarda.blog.com/ 
[4]Candle & Yeates, Types of Information System Project, 2003

BAGIAN 5. Migration System Projects

Oleh:
M. Nizar P. Ma'ady - 5210100074

Lutfi Hilman Prasetya - 5210100119

 Pengertian

Proyek Migrasi Sistem Teknologi Informasi adalh sebuah proyek dimana system operasional yang sedang berlaku saat itu harus diubah ke lingkungan sistem operasional yang baru. Hal ini bias dikarenakan sistem yang lama tidak lagi dapat memenuhi kebutuhan proses bisnis atau teknologi yang ada kurang mensupport sistem tersebut.

Secara keseluruhan, keberhasilan proyek dapat dinilai dari perubahan yang terjadi. Proyek dianggap baik apabila proses perubahan itu berlangsung secara lancar dan halus, sehingga tidak menimbulkan interupsi pengerjaan yang mempengaruhi keseluruhan kinerja. [1]

Tantangan

Tantangan yang mungkin dihadapi dalam proyek ini:

1.    Dalam proses migrasi system juga mengubah platform kerja, apabila setelah diganti ada beberapa system yang kurang mensupport maka proyek tersebut bisa saja gagal.

2.    Dalam pengimplementasian migrasi system lama ke system yang baru bias membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Sehingga pelaksanaan proyek harus dibuat seefektif dan seefisien mungkin.

3.    Berdasarkan proses kompleksitas migrasi system, maka biaya yang dibutuhan juga tidak sedikit.

Studi Kasus

Migrasi Sistem Operasi Windows ke Sistem Operasi Linux Sidux pada Laboratorium Jaringan Komputer SMK NU Kudus

Linux adalah sistem operasi yang bersifat multi user, multi tasking yang berbasis UNIX, namun bersifat freeware, yaitu software yang bebas di distribusikan dan dikembangkan oleh semua orang. Linux mendukung sistem TCP/IP sehingga linux telah digunakan untuk pengembangan sistem jaringan komputer guna menggantikan sistem operasi jaringan komersial seperti Windows 2000, Windows

Millenium, Windows XP, Windows NT dan Novell Nerware.

Tujuan dari migrasi sistem ini yaitu menghasilkan suatu sistem jaringan computer berbasis linux sidux. Selain itu juga untuk menghasilkan suatu jaringan computer yang dapat digunakan oleh semua guru maupun siswa untuk menunjang proses belajar mengajar [2]

Cara mengatur Proyek IT pada studi kasus

Pada proyek ini migrasi dari sistem operasi windows ke sistem linux sidux dengan menggunakan topologi star. Topologi ini menggunakan satu server dengan 40 client. Program ini disosialisasikan kepada siswa dan guru selaku stakeholder agar dapat menggunakan sistem operasi ini dengan maksimal. Selain itu itu melalui pelatihan juga siswa dapat menggunakan computer pada laboratorium untuk kegiatan ekstra kurikuler juga. Sedangkan guru dapat lebih meningkatkan kualitas materi dengan cara mempraktekkan dahulu sebelumnya pada computer.

Referensi

1. Candle & Yeates, 2003; Maylor, 2003

2. Sasongko, J. (2006, July). Migrasi Sistem Operasi Windows ke Sistem Operasi Linux Sidux pada. Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK Volume XI, 111-123.