Kultam: Pengantar PMBOK

Introduction of Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

oleh Prof. I Putu Artama

 

 Perkenalan Pembicara

Artikel ini akan membahas sedikit mengenai PMBOK yang diajarkan oleh Dosen Sipil, Profesor I Putu Artama, pada kuliah tamu tertanggal 25 Februari 2012. Sebenarnya ada banyak modul di dalam PMBOK, yakni: Concept, Design, Implementation, Handover, dll. Untuk itu memerlukan at least 6 bulan belajar PMBOK, namun dalam kuliah tamu waktu itu hanya 3 jam saja. "Jadi hanya saja terangkan pengantarnya saja", ujar Dosen yang pernah menuntut ilmu di Newcastle tersebut.

Pembukaan Materi: Arti Proyek Manajemen 

Ceritanya begini, sebelum kita mempelajari apa itu PMBOK, kita harus mengetahui arti kata 'proyek' dan 'manajemen'. Agar kedepan lebih mudah memahami. Proyek memiliki banyak pengertian, adalah Sesuatu yang unik dan kejadiannya sekali, mempunyai batasan waktu, dan ada constraint. Proyek yaitu Sesuatu dengan sasaran yang jelas, spesifik, dan pasti. Proyek juga bisa diartikan memiliki hasil deliverable dan kuantitatif. Juga, ada anggaran dan tersedia Sumber Daya.

Sedangkan Manajemen artinya mengatur, mengendalikan, menjaga sesuatu. Jadi secara keseluruhan, manajemen proyek artinya Mengendalikan, mengatur, merawat sesuatu yang ada batas waktu, constraint, sasaran yang jelas, memiliki anggaran dan Sumber Daya, dan nantinya ada hasil deliverable dan kuantitatif.

Diskusi

Salah seorang bertanya bahwa bagaimana pula bila telah menjalin kontrak di awal, tapi ditengah ada keinginan untuk merubah proyek yang on progress itu? Beliau menjawab bahwa itu tidak masalah jika memang disepakati pihak owner, kontraktor, maupun manajer. Asalkan semua pihak setuju, maka proyek dapat terus berjalan. Namun, menurut dosen yang saat ini menangani 3 proyek (kondominium, perhotelan, dan apartemen) yang sedang berjalan itu, biasanya yang diuntungkan adalah pihak kontraktornya, karena mereka memperoleh tambahan penghasilan karna masa kerjanya makin panjang. Dan yang paling dirugikan adalah owner sendiri, karena dia harus menanggung semua biaya untuk mengejar deadline.

Guide PMBOK

Ada beberapa hal yang terkandung dalam PMBOK antara lain:

• Senior Execute
• Program Manager and Manager of Project Manager
• Program Manager and Other Project Team Member
• Customer and Stakeholder

Karakter Proyek

• Temporary => Every project has a definite beginning and a definite end.
• Unique Product, Services, or Results => Product or service is different in some distinguishing way from all similar product or service.

Quote & Note

"Sebelum memulai proyek / sebelum menandatangani kontrak perjanjian, harus tau spesifik kerja yang akan dilaksanakan. Harus paham setiap detilnya, karna pasti muncul permasalahan. Tujuannya adalah untuk meminimalisir probabilitas munculnya masalah itu"

Operational Work

Operational work dibedakan menjadi 2 yaitu : On going and repetitive
Yang harus dipahami adalah:

• Performed by people
• Constrained by limited resource
• Planned , executed, and controlled

Project Management

Secara keseluruhan, proyek manajemen harus memperhatikan hal2 seperti berikut ini:

• Identity requirement
• Establishing clear and achievable object
• Balancing competiting demands for quality, scope, time, and cost

Diskusi

''Mengapa perlu ada tanggal awal dan akhir pelaksanaan proyek?''

 Pak Putu menjawab bahwa agar biaya yang dikeluarkan tidak membengkak, juga agar sumber daya manusia yang terlibat bisa memposisikan pekerjaan dengan baik. Karna terkadang, owner bersikap seenaknya, di dalam kontrak kerja diberlakukan jika proyek melebihi masa deadline, maka gajinya dipotong sekian%. Biar kontraktor, manajer juga diuntungkan, mereka menginginkan jika tepat/sebelum deadline mendapat gaji tambahan. Itulah bisnis :)

Project Lifecycle

Inti siklus proyek adalah berawal dari: Concept -> Design -> Implementation -> Handover.

Tiap fase sendiri mengalami fase lagi: Concept -> Design -> Implementation -> Handover. Kecuali Handover, fasenya berupa commisioning

Sedangkan jika dilihat dari jangka waktu: Plan -> Accomplish

Yang mana tiap fase mengalami fase lagi: Plan => Concept -> Developed; Accomplish => Implementation -> Terminate.